life style/organización

Tips que un CEO me dio para organizarme mejor

Durante los últimos años, he tenido la suerte de poder colaborar con personas, jóvenes y líderes maravillosos. Una de estas personas es Andeas Widmer, de quien aprendí tanto! Colaboró como CEO de OTF Group, emprendedor, hombre de negocios, hombre de de familia, un gran esposo y padre, ex- guardia suizo y gran amigo de la World Youth Alliance (WYA).

De las cosas que más agradezco en los momentos de mi capacitación inicial,  cuando comenzaba a trabajar en la WYA, fue su training sobre time management y goal setting. Me han sido útiles durante ya 8 años. Les comparto 10 tips:

#1. Todos los días por la mañana dedica unos 10 minutos a organizarte. No lo digo por las citas fijas de trabajo… Anota en el momento en el que harás esos pendientes que tienes, de este modo, podrás ser más efectivo y podrás darle su momento a cada uno.

#2. Lleva un solo calendario, una sola agenda, así no olvidarás nada.

#3. Asigna horarios fijos para revisar tu correo electrónico. Que sea lo primero que hagas en cuanto te sientas en la computadora  y no lo vuelvas a ver hasta unas horas después. Asigna horas, y que tus colaboradores lo sepan, si necesitan algo urgente- que así lo marquen en el asunto.

#4. Cuando tengas que tratar un tema con alguien y tengas poco tiempo, mejor ve a verlo, así tratarás el tema y podrás irte en cuento puedas. Si le pides que vaya a tu oficina, perderás más tiempo resolviendo sus dudas -por eso te fue a ver-.

#5. Todos los lunes, tu primera hora, dedícala a ti: traduce tus metas en acciones concretas por día, pon prioridades diarias, deja un pequeño espacio para las casualidades- planea tus correos, llamadas, tus citas, todo…

#6. Los viernes! Una hora antes de salir de la oficina: revisa los planes que hiciste el lunes a primera hora, checa qué te salió bien, qué te faltó -por qué, qué hay que cambiar-, revisa el To Do… haz uno nuevo para la siguiente semana moviendo lo faltante, no vivas hojas atrás nunca. Revisa tus listas de: por hacer, pendientes, recordatorios, algún día y en espera.. sí, todos los viernes- para que puedas meterlas a tu siguiente semana y no las olvides! Te sentirás orgulloso de tus logros y podrás conocer exactamente qué puedes mejorar.

#7. Aprende a decir que no: no aceptes fechas límite que en conciencia no puedes cumplir. Salvo casos extraordinarios, deberás conocer si puedes hacer o no aquello que te piden o que se necesita hacer. En lugar de ponerte metas incumplibles, conócete mejor y a tu equipo, para que puedan armar planes asequibles, que fomenten la colaboración y el trabajo bien hecho.

#8. Limpia tu escritorio, antes de irte de la oficina o dejar tu espacio de trabajo. Al día siguiente ya estará todo ordenado para tu planeación diaria.

#9. Maneja tu tiempo: aprende a conocer tus horarios pico de concentración, reduce las interrupciones durante estos momentos y divide los grandes proyectos en pequeñas metas para evitar distracciones.

#10. Ayuda a tu equipo, sé parte del equipo. Nunca digas ellos- siempre nosotros-; no dejes que se queden con algo, incita la colaboración y la sinceridad; busca siempre que te confirmen por escrito; sé positivo y no te rindas; pregúntales: ¿como puedo ayudarte a ser más efectivo?, ¿qué necesitas de mí para hacer eso que te falta?

Tip extra: Todos somos personas ocupadas, cada quien realiza algo que es importante, pero, un comentario que les quiero compartir, que siempre me han hecho personas exitosas y en el cual tendemos a ser menos exigentes: atiende una cosa a la vez, dale el tiempo que necesitas a ese asunto, a esa persona. Cuando termines, regresa esa llamada, correo o mensaje que te entró. Serás más efectivo.

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